“Phép” lấy ảnh từ văn bản MS Word

Những mẹo nhỏ từ đơn giản đến phức tạp nhưng phù hợp với “cấp độ” tin văn phòng của bạn nếu bạn muốn trưng dụng lại những bức ảnh tuyệt đẹp đã bị “đóng vào” trang văn bản MS Word.

Cách 1: Bạn hãy mở file văn bản lên và bây giờ muốn lấy bất cứ một hình nào đó thì hãy click chuột phải vào hình đó chọn copy sau đó mở phần mềm Photoshop ra và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V, tiếp theo truy cập vào File và chọn Save as để lưu hình đó lại. Tuy nhiên chất lượng ảnh lưu lại có vẻ không tốt cho lắm.

Cách 2: Áp dụng với máy tính đã cài sẵn trình duyệt Firefox. Cũng tại giao diện cửa sổ văn bản Word, bạn hãy vào File chọn Web Page Preview lập tức trình duyệt sẽ mở file văn bản chứa các hình ảnh đó dưới dạng thức trang web. Từ đó, bạn chỉ cần thực hiện thao tác click chuột phải vào hình bất kỳ, ngay lập tức menu ngữ cảnh xổ ra để bạn chọn tiếp Save Images As và chỉ định thư mục cần lưu lại file ảnh, rồi bấm nút Save để hoàn tất quy trình trích xuất ảnh.

Cách 3: Phương thức này rất đơn giản để tách riêng ra tất cả các ảnh từ một văn bản Word. Bạn sử dụng chương trình Word mở file muốn tách ảnh ra. Vào trình đơn File, chọn Save As… Trong hộp thoại hiện ra, ở phần Save as type… chọn một trong hai lựa chọn Web page (*.htm; *.html) hoặc Web page, Filtered (*.htm; *.html). Tiếp theo định vị folder lưu file khi chuyển sang định dạng website. Sau khi chọn Save, bạn sẽ thấy xuất hiện một file html và một thư mục trong đó chứa toàn bộ các ảnh trích xuất ra từ file văn bản trước đó. Hai kiểu lưu chỉ khác nhau ở một file filelist.xml xuất hiện cùng trong thư mục chứa ảnh khi lưu dạng Web page (không có Filter).

Cách 4: Khá hoàn hảo và có thể trích xuất tất cả các hình ảnh trong file văn bản một cách nhanh nhất trên hệ thống đã cài Microsoft FrontPage. Từ giao diện My Computer, bạn hãy click chuột phải vào văn bản muốn trích xuất ảnh, rồi chọn Open With. Trong hộp thoại Choose Program chọn Microsoft FrontPage, chọn Yes ở hộp thoại hiện ra để FrontPage export code giống như bạn đang thiết kế website. Tiếp theo tại cửa sổ soạn thảo FrontPage bạn vào File chọn Save as để lưu file vào một thư mục nào đó trong máy rồi nhấn OK để lưu lại toàn bộ hình ảnh. Muốn xem lại các hình ảnh bạn cần, thì chỉ cần mở thư mục vừa lưu file là có thể thấy.

Sau đó, bạn hoàn toàn có thể upload tất cả những hình ảnh lên blog hay gửi email cho bạn bè người thân cũng như tái sử dụng cho các ứng dụng khác.

“Viết mật thư” với Microsoft Word

Có rất nhiều cách để bảo vệ nội dung bên trong 1 file văn bản. Cách đơn giản nhất là đặt mật khẩu truy cập đối với file đó và chỉ những ai có mật khẩu thì mới được phép xem nội dung bên trong nó. Tuy nhiên với cách làm này, hẳn những người tò mò sẽ đặt ra câu hỏi liệu bên trong chứa nội dung gì mà phải đặt mật khẩu bảo vệ?

Vậy phải làm sao để dấu đi những nội dung quan trọng, mà lại không phải gây sự chú ý của người khác bằng hộp thoại yêu cầu mật khẩu, nghĩa là vẫn cho phép người khác xem nội dung, nhưnng những nội dung quan trọng thì không hề có 1 dấu vết gì, giống như chúng chưa từng tồn tại?

Word 2007 có một đặc tính rất tuyệt đó là bạn hoàn toàn có thể ẩn bất cứ đoạn nội dung nào trong tài liệu mà bạn muốn. Khi bạn ẩn nội dung đó đi, như thể là những nội dung đó chưa bao giờ tồn tại vậy, lúc đó các khoảng trống của các đoạn nội dung cũng sẽ bị loại bỏ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm thế nào để ẩn nội dung trong Word, làm cách nào để xem nội dung ẩn và đảm bảo không một ai khác có thể xem được nó.

Dấu nội dung file trong Word (cách thức này có thể tiến hành trên các phiên bản Word 2000 trở lên)

- Đầu tiên mở bất cứ tài liệu nào mà bạn muốn giấu nội dung trong tài liệu đó. Dưới đây là đoạn văn bản trước khi giấu nội dung.

- Bôi đen đoạn text mà bạn muốn ẩn và sau đó kích chuột phải chọn Font.

- Trong hộp thoại Font, đánh dấu vào Hidden trong mục Effects.

- Kích vào OK, đoạn nội dung của bạn bây giờ đã được ẩn đi. Mọi dấu vết của đoạn nội dung được ẩn hoàn toàn bị xóa bỏ kể cả đoạn trống.

Xem nội dung ẩn trong Word

Việc xem nội dung ẩn trong Word cũng khá dễ dàng. Bạn nhấn Ctrl+A để bôi đen nội dung trong toàn bộ file word và sau đó kích chuột phải và chọn mục Font một lần nữa. Bây giờ bạn sẽ thấy ô vuông Hidden đã được đánh dấu, nhưng thay vì dấu tích thì bây giờ nó được bôi xanh toàn ô.

Kích vào đó, nó sẽ đổi thành dấu tích màu xanh, lúc đó thì toàn bộ nội dung văn bản đã được ẩn. Bây giờ, kích vào đó một lần nữa để loại bỏ dấu tích này, điều đó có nghĩa là giờ đây văn bản không có một đoạn nào bị ẩn đi nữa.

Sử dụng chức năng bảo vệ nội dung Ẩn (chỉ áp đụng đối với Microsft Word 2007)

Như bạn thấy, đoạn văn bản bị ẩn lúc đầu giờ đã có trở lại như cũ. Nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để người khác không thể ẩn và xem các đoạn văn bản đã ẩn đi của bạn. Rất may là chúng ta có thể bảo vệ cho văn bản của mình mà không phải sợ một ai thay đổi định dạng hay sửa chửa nội dung của nó bằng cách thức hiện theo các bước dưới đây.

- Đầu tiên, kích vào tab Review trên thanh menu và chọn Protect Document. Sau đó chọn tiếp Restrict Formatting and Editing.

- Tiếp theo, bạn đánh dấu vào ô Limit formatting to a selection of styles và kích vào Settings.

- Cửa sổ Formatting Restriction hiện ra, đánh dấu vào mục formatting to a selection of styles một lần nữa và kích vào None để đảm bảo không có thứ gì có thể thay đổi trong các mẫu định dạng và kiểu cách trên file văn bản của bạn.

- Kích vào OK và sau đó đánh dấu tiếp vào ô Allow only this type of editing in the document để nó tự động ở chế độ No Changes (Không thể thay đổi).

- Cuối cùng kích vào Yes, Start Enforcing Protection và nhập password để bảo vệ cho tài liệu Word của bạn. Đảm bảo rằng password đó dài và đủ phức tạp để bảo vệ khỏi những hacker có thể tìm ra những password ngắn.

Bây giờ thì nội dung ẩn của bạn đã được an toàn và không một ai có thể xem trừ khi họ có được password của bạn. Cách đặt mật khẩu này khác với cách đặt mật khẩu nhắc đến ở đầu bài, đó là những nội dung chưa bị ẩn đi, người khác vẫn có thể xem được, mật khẩu này chỉ đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi nội dung và thuộc tính bên trong file văn bản mà thôi. Những người tò mò vẫn có thể xem được nội dung bình thường của file văn bản, nhưng những nội dung đã bị ẩn đi thì không cách nào xem được. Một cách dể “trêu tức” những kẻ tò mò khá hiệu quả.

Mẹo nhỏ giúp đọc file Word mà không cần mở

Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word có một chức năng rất thú vị, cho phép người dùng xem trước nội dung tài liệu mà không cần mở file. Bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn đơn giản sau.

Mẹo nhỏ này sẽ tỏ ra rất hữu ích vì với công việc xử lý tài liệu hàng ngày của mình, bạn phải lưu trữ không biết bao nhiêu file, để tìm nội dung cần có mà lại quên tên file mà bạn đã lưu vào thì giống như “mò kim đáy bể”. Vì thế, bạn có thể dùng tính năng sẵn có của Word để tìm đúng file mong muốn trước khi mở thay vì phải tắt-mở từng file một để tìm.

Thực hiện theo các bước sau:

- Mở Start chọn Program và khởi động chương trình Microsoft Word.

- Bạn mở menu File và click vào phần Open để mở file word bất kỳ. Tại đây sẽ có một hộp thoại nhỏ xuất hiện để bạn lựa chọn file cần mở.

Lúc này, ở phía bên tay phải của hộp thoại, bạn sẽ thấy phần Views và chọn Preview để mặc định chế độ này.

Cột Preview sẽ hiện ra. Tại đây, khi click vào file word nào ở phía bên cột trái thì bản preview của file đó sẽ hiện ra ở cột bên phải. Nếu tìm đúng file, việc cần làm cuối cùng là click nút Open để mở file đó.

Cách sử dụng chung định dạng AutoText của Microsoft Word

Chức năng nhập văn bản tự động AutoText của Microsoft Word và Outlook giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian nếu cần đánh máy lặp lại một đoạn văn cho nhiều lầnBạn sẽ còn thấy hữu ích hơn khi chuyển được toàn bộ định dạng này sang các máy tính cần sử dụng.

Bạn không thể “cưỡng chế” hai phần mềm tự động chia sẻ chức năng này. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể copy toàn bộ nội dung của AutoText từ chương trình này sang chương trình kia.

Đơn giản bạn chỉ cần đóng cả 2 ứng dụng Word và Outlook, rồi tìm các file có tên là Normal.dotm và NormalEmail.dotm.

Chúng mặc định được lưu trữ trong thư mục C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates.

Nếu nội dung định dạng AutoText được lưu trữ trong mẫu của Word thì bạn nên sao dự phòng file dữ liệu NormalEmail.old cho an toàn, sau đó copy tệp Normal.dotm và đổi tên thành NormalEmail.dotm để thực hiện ghi đè vào thư mục gốc của Outlook.

Ngược lại, định dạng AutoText nằm trong Outlook thì bạn đảo ngược quy trình thao tác trên đây để có file dữ liệu cho chức năng Word vận hành.

Lưu ý, khi sao chép nội dung AutoText thì định dạng font mặc định trên ứng dụng nguồn cũng được tự động chuyển kèm theo sang ứng dụng đích.

Với các bước kỹ thuật trên, bạn cũng có thể chia sẻ định dạng AutoText cho nhiều người cùng muốn sử dụng với các phiên bản Word và Outlook khác nhau.